SARL WEVOX
3 rue de Franche Comté, CS 50311
50103 Cherbourg-en-Cotentin
Capital social : 25.000 €
SIREN : B 502 733 256
Numéro de TVA : FR33502733256

1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) encadrent les relations contractuelles entre la SARL WEVOX (ci-après dénommée « le Prestataire ») et ses Clients (ci-après dénommés « le Client »), dans le cadre de la souscription et de l’utilisation du logiciel SaaS Coprism. Ces CGV s’appliquent à toutes les commandes, qu’elles soient effectuées en ligne via https://www.coprism.com ou par tout autre moyen convenu entre les parties.

2. Description des services

Coprism est une plateforme SaaS dédiée à l’automatisation et à la simplification des processus administratifs et RH des entreprises.

Les fonctionnalités comprennent, sans s’y limiter :

  • Gestion des points de vente : Centralisation et suivi des informations clés par point de vente.
  • Gestion des collaborateurs : Archivage, suivi des fiches collaborateurs et gestion RH simplifiée.
  • Déclaration des frais professionnels : Traitement automatique des justificatifs grâce à l’intelligence artificielle.
  • Gestion des commissions et primes : Calcul précis basé sur des critères prédéfinis.
  • Gestion des congés : Suivi et validation des absences, maladies, et formations.
  • Gestion du temps supplémentaire : Comptabilisation des heures supplémentaires ou temps de récupération.
  • Génération de rapports mensuels : Export consolidé des données pour la comptabilité ou la paie.
  • Modules avancés : gestion des fiches de paie, suivi des formations, titres-restaurant et gestion des astreintes.

Les services évoluent en fonction des développements technologiques et des besoins des Clients.

3. Tarifs et modalités de paiement

3.1. Tarifs applicables

Les services proposés par Coprism sont facturés selon la grille tarifaire suivante :

  • Frais de mise en service : Ces frais incluent l’installation, la configuration initiale et la formation éventuelle à l’utilisation du logiciel.
  • Clients SAGAMM : 375 € HT (450 € TTC).
  • Clients Non-SAGAMM : 400 € HT (480 € TTC).
  • Abonnement mensuel (hors modules) : L’abonnement mensuel donne accès aux fonctionnalités principales du logiciel.
  • Clients SAGAMM : 30 € HT (36 € TTC).
  • Clients Non-SAGAMM : 35 € HT (42 € TTC).
  • Modules optionnels : Certains modules avancés ou spécifiques sont disponibles à un coût additionnel. Les tarifs des modules optionnels sont communiqués sur demande et/ou précisés dans les annexes contractuelles associées.

3.2. Modalités de paiement

Les modalités de paiement pour les services sont définies comme suit :

  • Les paiements sont réalisés via Stripe, sous la forme d’un abonnement mensuel automatique.
  • Les modes de paiement acceptés incluent :
    • Prélèvement automatique : via mandat SEPA ou carte bancaire enregistrée.
    • Carte bancaire : Paiement sécurisé sur la plateforme de facturation.
    • Virement bancaire : Sur demande préalable, avec délai de traitement supplémentaire.

Les factures sont générées automatiquement au début de chaque période d’abonnement et mises à disposition du Client sur son espace utilisateur.

3.3. Retards de paiement

En cas de retard de paiement, les dispositions suivantes s’appliquent :

  • Notification préalable : Une notification de retard est envoyée au Client, précisant les montants dus et le délai pour régulariser.
  • Suspension des services : Si le paiement n’est pas régularisé dans un délai de 10 jours après la notification, l’accès au logiciel sera suspendu.
  • Pénalités de retard : Conformément à l’article L.441-6 du Code de commerce, des pénalités de retard seront appliquées à un taux annuel de 10 %. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera également exigée.
  • WEVOX se réserve le droit de résilier le contrat en cas de non-paiement prolongé (voir section 6. Résiliation).

4. Engagements et responsabilités

4.1. Engagements du Prestataire

Le Prestataire s’engage à fournir un service de qualité et à garantir la satisfaction du Client en respectant les engagements suivants :

Fournir un accès continu au logiciel :

  • Garantir une disponibilité optimale des services, sauf en cas d’opérations de maintenance planifiée ou de force majeure.
  • Les maintenances planifiées seront communiquées au Client au moins 48 heures à l’avance, et les interruptions seront réduites au strict minimum.

Garantir la confidentialité et la sécurité des données :

  • Mettre en œuvre des technologies avancées (pare-feu, etc.) pour protéger les données des utilisateurs contre les accès non autorisés, pertes, modifications ou divulgations accidentelles.
  • Assurer la conformité avec le RGPD et les normes européennes en matière de protection des données.

Corriger les éventuels bugs :

  • Identifier et corriger les dysfonctionnements signalés par le Client ou détectés par les équipes techniques dans les meilleurs délais.
  • Prioriser la résolution des bugs en fonction de leur impact sur l’utilisation du logiciel :
    • Critiques : Correction dans un délai de 24 à 48 heures.
    • Mineurs : Inclusion dans la prochaine mise à jour prévue.

Proposer une assistance technique :

  • Assurer un support client accessible via assistance@coprism.com.
  • Offrir un temps de réponse raisonnable pour les demandes, en fonction de leur complexité :
    • Réponse sous 24 heures ouvrées.

4.2. Responsabilité du Client

Le Client s’engage à utiliser le logiciel Coprism de manière responsable et conforme aux présentes conditions générales, notamment :

  • Respecter les lois et règlements en vigueur :
    • Ne pas utiliser le logiciel pour des activités illégales, frauduleuses ou en violation des droits d’un tiers.
  • Maintenir ses données à jour et protéger ses identifiants :
    • S’assurer que les informations fournies dans le logiciel (informations RH, justificatifs, etc.) sont exactes et régulièrement mises à jour.
    • Protéger ses identifiants d’accès contre toute utilisation non autorisée et signaler immédiatement au Prestataire tout accès suspect.
  • Régler les factures dans les délais prévus :
    • S’acquitter des obligations financières dans les délais convenus pour garantir la continuité des services.
  • Collaborer en cas de problème technique :
    • Fournir les informations nécessaires pour aider le Prestataire à diagnostiquer et résoudre tout problème technique ou anomalie rencontrée.

5. Données et hébergement

Les données collectées via le logiciel Coprism sont hébergées de manière sécurisée sur les serveurs de Scaleway, situés à Paris, France. Le Prestataire s’engage à respecter les normes les plus strictes en matière de gestion et de protection des données. À ce titre :

  • Localisation européenne des données : Toutes les données sont stockées exclusivement en Union européenne, conformément aux réglementations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
  • Absence de transfert ou de vente : Les données des utilisateurs ne sont ni vendues, ni louées, ni transférées à des tiers situés en dehors de l’Union européenne, sauf consentement explicite du Client ou obligation légale.
  • Sécurité renforcée : Les données sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles avancées, incluant des pare-feu et des protocoles de sécurité conformes aux standards du marché.
  • Sauvegardes régulières : Des sauvegardes régulières des données sont effectuées pour garantir leur disponibilité et minimiser les risques de perte ou de corruption.

En cas d’incident technique ou de sécurité affectant les données, le Prestataire s’engage à informer le Client dans les meilleurs délais et à prendre les mesures nécessaires pour limiter les impacts.

6. Résiliation

6.1. Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, sous réserve :

  • D’un préavis de 30 jours : La résiliation prend effet 30 jours après réception d’une demande écrite (par e-mail ou courrier) adressée au service client de WEVOX.
  • Absence de remboursement : Aucun remboursement, y compris au prorata, ne sera effectué pour les périodes d’abonnement non utilisées, sauf disposition légale contraire.

La demande de résiliation doit inclure les informations nécessaires pour identifier le compte concerné (nom du Client, adresse e-mail associée, et toute autre information pertinente).

6.2. Résiliation par le Prestataire

WEVOX se réserve le droit de résilier un contrat ou de suspendre un abonnement dans les cas suivants :

  • Manquement grave aux CGV ou CGU : Toute violation des obligations contractuelles, y compris une utilisation illicite ou abusive des services.
  • Défaut de paiement : En cas de non-paiement des factures dues, malgré une mise en demeure restée sans effet après un délai de 15 jours.
  • Force majeure ou cessation d’activité : Si WEVOX est dans l’incapacité de fournir les services pour des raisons indépendantes de sa volonté ou en cas de cessation de l’activité.

Dans tous les cas, WEVOX notifiera la résiliation par écrit au Client, en précisant les motifs et la date de prise d’effet.

6.3. Conséquences de la résiliation

À la résiliation du contrat :

  • L’accès au logiciel Coprism sera immédiatement suspendu à la date effective de résiliation.
  • Les données du Client seront conservées pendant une période de 30 jours après la résiliation pour permettre leur récupération. Passé ce délai, elles seront définitivement supprimées, sauf obligation légale contraire.
  • Le Client reste redevable des montants dus jusqu’à la date de résiliation effective.